Documenting Calibrator là gì? Lợi ích khi sử dụng

Hãy đối mặt với sự thật, đối với hầu hết chúng ta, công việc tài liệu hóa (documentation) không phải là điều thú vị nhất để làm. Nhưng khi bạn hiệu chuẩn (calibrate) các thiết bị đo quy trình (process instruments), việc ghi lại kết quả hiệu chuẩn là rất quan trọng, nếu không thì việc hiệu chuẩn trở nên lãng phí. Thay vì ghi chép thủ công bằng bút và giấy, sẽ thật tuyệt nếu thiết bị hiệu chuẩn tự động thực hiện tất cả công việc tài liệu hóa? Trong bài viết này, tôi sẽ nói về Documenting Calibrators – thiết bị sẽ tự động hóa việc ghi chép kết quả hiệu chuẩn của bạn.

Vậy, Documenting Calibrator là gì?

Để bắt đầu, một calibrator hay process calibrator là thiết bị kiểm tra có độ chính xác đủ cao để sử dụng cho việc hiệu chuẩn các thiết bị đo quy trình. Thiết bị hiệu chuẩn cần có hiệu chuẩn hợp lệ và có khả năng truy xuất nguồn gốc (traceable) đến các chuẩn quốc gia.

Điều gì làm cho một calibrator trở thành documenting?

• Thứ nhất, theo định nghĩa của tôi, một calibrator được gọi là documenting nếu nó có thể lưu kết quả hiệu chuẩn vào bộ nhớ trong quá trình hiệu chuẩn, giúp không cần ghi chép thủ công.
• Thứ hai, một documenting calibrator cũng cần có khả năng giao tiếp với phần mềm hiệu chuẩn (calibration software), để truyền kết quả hiệu chuẩn điện tử từ bộ nhớ vào phần mềm. Giao tiếp cũng cần hoạt động theo chiều ngược lại, tức là phần mềm hiệu chuẩn có thể gửi thông tin về công việc cần thực hiện vào thiết bị hiệu chuẩn.

Quy trình hiệu chuẩn khác nhau thế nào?

Quy trình hiệu chuẩn KHÔNG có documenting calibrator:

1. Công cụ lập kế hoạch cho biết đã đến lúc hiệu chuẩn một số thiết bị.
2. Bạn in lệnh công việc (work order) ra giấy.
3. Kỹ thuật viên ra hiện trường thực hiện hiệu chuẩn.
4. Kỹ thuật viên ghi kết quả bằng bút và giấy.
5. Sau đó, kết quả được kiểm tra và lưu trữ.

Nếu bạn có phần mềm hiệu chuẩn nhưng vẫn phải gõ thủ công kết quả sau khi quay lại máy tính – đó chỉ là một trường hợp nhập liệu thủ công dễ sai sót và tốn thêm thời gian.

Quy trình hiệu chuẩn CÓ documenting calibrator:

1. Công việc hiệu chuẩn được lập kế hoạch trong phần mềm quản lý hiệu chuẩn.
2. Lệnh công việc được gửi điện tử vào documenting calibrator.
3. Bạn thực hiện hiệu chuẩn, kết quả tự động lưu vào bộ nhớ của thiết bị.
4. Kết quả được truyền điện tử vào phần mềm quản lý hiệu chuẩn, tự động lưu trữ vào cơ sở dữ liệu.

BAM! Bạn đã thực hiện hiệu chuẩn và tài liệu hóa được thực hiện tự động!

Lợi ích khi sử dụng Documenting Calibrator

• Hiệu chuẩn tốn ít thời gian hơn nhiều, tiết kiệm nguồn lực, thời gian và tiền bạc.
• Chất lượng, tính nhất quán và độ tin cậy của kết quả tốt hơn, không có sai sót do ghi chép thủ công.
• Quy trình hiệu chuẩn hướng dẫn người dùng và đảm bảo quy trình đồng nhất.
• Kết quả tự động lưu trữ vào cơ sở dữ liệu, không cần gõ thủ công hay lưu trữ giấy tờ.

Ai nên sử dụng Documenting Calibrator?

Bạn sẽ nhận được nhiều lợi ích nhất trong các trường hợp sau: nếu bạn thực hiện nhiều hiệu chuẩn; nếu bạn là công ty được quản lý (regulated company); nếu bạn muốn cải thiện hiệu quả quy trình hiệu chuẩn; nếu bạn muốn đảm bảo quy trình hiệu chuẩn đáp ứng yêu cầu của hệ thống chất lượng; hoặc nếu bạn muốn tận dụng quy trình hiệu chuẩn tinh gọn hơn.

Tóm lại, Documenting Calibrator là một công cụ mạnh mẽ giúp tự động hóa việc ghi chép kết quả hiệu chuẩn, tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và nâng cao chất lượng dữ liệu hiệu chuẩn.