Case Study: Douglas Calibration Ireland – Giảm tải cho kỹ thuật viên với LOGiCAL

Tổng quan

Douglas Calibration Services đã cung cấp dịch vụ hiệu chuẩn chất lượng cao từ năm 1989 cho hơn 130 khách hàng, bao gồm những tên tuổi lớn nhất từ các ngành Dược phẩm (Pharma), Năng lượng (Energy) và Thực phẩm & Đồ uống (Food & Beverage). Với đội ngũ hơn 70 kỹ thuật viên (technicians) được đào tạo bài bản, Douglas Calibration luôn đặt phúc lợi và sức khỏe của đội ngũ lên hàng đầu.

Thách thức: Kỹ thuật viên ngập trong giấy tờ

Trước khi áp dụng LOGiCAL, các kỹ thuật viên của Douglas Calibration phải đối mặt với khối lượng giấy tờ khổng lồ (drowning in paperwork). Họ phải theo dõi thủ công ngày đến hạn hiệu chuẩn lại (recalibration due dates) trên spreadsheet. Với một khách hàng lớn có khoảng 100 lần hiệu chuẩn mỗi tháng, việc quản lý thủ công khiến công việc trở nên căng thẳng và dễ xảy ra sai sót. Chứng chỉ hiệu chuẩn (calibration certificates) phải được in ra, scan và gửi qua đường bưu điện – một quy trình chậm chạp và tốn kém.

Giải pháp Beamex LOGiCAL

Douglas Calibration đã triển khai phần mềm hiệu chuẩn đám mây Beamex LOGiCAL Calibration Software kết hợp với bộ hiệu chuẩn đa năng Beamex MC6. LOGiCAL là nền tảng cloud-based giúp quản lý toàn bộ vòng đời hiệu chuẩn (calibration lifecycle) một cách thông minh và tự động. Richard O’Meara, Contracts Manager tại Douglas Calibration, ước tính khối lượng công việc của các kỹ thuật viên đã giảm 30–40% nhờ LOGiCAL.

Tính năng nổi bật

Với khối lượng hiệu chuẩn lớn, rất dễ xảy ra tình trạng bỏ sót lịch hiệu chuẩn. LOGiCAL giải quyết vấn đề này bằng tính năng ‘instruments due’ – tự động theo dõi và thông báo khi thiết bị đến hạn hiệu chuẩn. Ngoài ra, phần mềm còn kiểm tra xem reference standard có còn hạn chứng nhận (in date and certified) hay không, mang lại sự an tâm tuyệt đối cho đội ngũ kỹ thuật viên.

Kết quả

• Giảm 30% khối lượng công việc của kỹ thuật viên (technician workload)
• 90% chứng chỉ hiệu chuẩn (calibration certificates) được giao trong ngày hoặc ngày hôm sau
• Khoảng 10.000 lần hiệu chuẩn mỗi năm được quản lý qua hệ sinh thái Beamex
• Không còn in ấn, scan và gửi qua đường bưu điện – tiết kiệm thời gian và chi phí

“Ngày nay, nhờ LOGiCAL, 90% khách hàng nhận được chứng chỉ của họ ngay trong ngày hoặc ngày hôm sau sau khi công việc hiệu chuẩn hoàn tất. Không còn in giấy, không còn scan và không còn ‘snail mail’.” – Richard O’Meara, Contracts Manager, Douglas Calibration Services

Bài viết dựa trên nội dung từ Beamex Case Story – Douglas Calibration Services.