Lỗi nhập dữ liệu thủ công trong quy trình hiệu chuẩn

Tỷ lệ lỗi 1% – thực tế đáng báo động

Nhiều doanh nghiệp vẫn sử dụng nhiều thao tác thủ công (manual entry) trong các quy trình công nghiệp của họ, mặc dù ai cũng biết rằng đó là một quy trình chậm chạp, tốn nhiều công sức và luôn có sai sót của con người (human errors). Tỷ lệ lỗi điển hình trong nhập dữ liệu thủ công được chấp nhận rộng rãi là khoảng 1%.

Con số 1% này có ý nghĩa gì trong thực tế đối với quy trình hiệu chuẩn (calibration processes)? Và làm thế nào để giảm thiểu hoặc thậm chí loại bỏ nó hoàn toàn?

Các bước nhập dữ liệu thủ công phổ biến

Có ba cách phổ biến mà dữ liệu được xử lý trong quy trình hiệu chuẩn công nghiệp:

1. Pen & Paper (Bút và giấy): Dữ liệu hiệu chuẩn được ghi trên giấy tại hiện trường, sau đó được nhập lại thủ công vào hệ thống máy tính. Dữ liệu được nhập thủ công hai lần!
2. Nhập thủ công vào hệ thống hiệu chuẩn: Dữ liệu được gõ trực tiếp vào phần mềm bảng tính hoặc phần mềm hiệu chuẩn chuyên dụng. Dữ liệu chỉ được nhập một lần, nhưng vẫn là thủ công.
3. Lưu trữ dữ liệu điện tử: Sử dụng thiết bị hiệu chuẩn có thể lưu trữ dữ liệu trong bộ nhớ hoàn toàn bằng điện tử, sau đó chuyển sang phần mềm hiệu chuẩn, cũng hoàn toàn bằng điện tử – không có bước nhập liệu thủ công nào.

Từ 1% đến 40% – Sự thật phũ phàng

Dữ liệu hiệu chuẩn chứa rất nhiều con số, thường có nhiều số thập phân. Khi hiệu chuẩn một thiết bị đo quy trình (process instrument), thường có 5 điểm hiệu chuẩn (0%, 25%, 50%, 75%, 100%), cả đầu vào và đầu ra – tổng cộng 10 điểm dữ liệu. Thêm các dữ liệu khác như chuẩn tham chiếu, dữ liệu môi trường, ngày tháng, chữ ký… trung bình có khoảng 20 điểm dữ liệu cần nhập.

Với tỷ lệ lỗi 1%, cứ 100 điểm dữ liệu sẽ có 1 lỗi. Mỗi lần hiệu chuẩn có 20 điểm dữ liệu, nghĩa là cứ 5 lần hiệu chuẩn sẽ có 1 lần chứa dữ liệu sai – tương đương 20% số lần hiệu chuẩn bị lỗi.

Nhưng nếu dữ liệu được nhập thủ công hai lần (như quy trình Pen & Paper), mỗi lần hiệu chuẩn có 40 điểm dữ liệu. Điều này có nghĩa là 40% số lần hiệu chuẩn sẽ chứa dữ liệu sai!

Hãy suy nghĩ về điều đó: tại một nhà máy thực hiện 10.000 lần hiệu chuẩn mỗi năm, thống kê cho thấy sẽ có 4.000 lần hiệu chuẩn chứa dữ liệu sai!

Giải pháp: Tự động hóa quy trình hiệu chuẩn

Cách tốt nhất để loại bỏ lỗi nhập dữ liệu thủ công là tự động hóa quy trình hiệu chuẩn. Sử dụng documenting calibrator như Beamex MC6, tất cả dữ liệu hiệu chuẩn được lưu trữ tự động và điện tử trong bộ nhớ của thiết bị, sai số được tính toán tự động, quyết định Pass/Fail được thực hiện tự động, và kết quả được gửi điện tử đến phần mềm hiệu chuẩn để lưu trữ và in chứng chỉ – loại bỏ hoàn toàn sai sót do con người và tiết kiệm thời gian đáng kể.