Chuyển đổi từ giấy sang số trong quản lý hiệu chuẩn

Câu chuyện về ba Steve

Stephen Jerge, Giám sát hiệu chuẩn (Calibration Supervisor) tại Lonza Biologics – một tập đoàn công nghệ sinh học và hóa chất đa quốc gia – đã chia sẻ với khách tham dự sự kiện Beamex Annual Calibration Exchange (ACE) về dự án chuyển đổi từ hệ thống quản lý hiệu chuẩn dựa trên giấy tờ (paper-based CMS) sang giải pháp tích hợp, kỹ thuật số, không giấy tờ sử dụng Beamex CMX.

Với hơn 30 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực hiệu chuẩn ở ngành viễn thông và dược phẩm, Steve đã dành 3 năm qua để tập trung đóng góp vào dự án tích hợp SAP/CMX không giấy tờ toàn cầu của Lonza thông qua triển khai, đào tạo và hỗ trợ các hoạt động hiệu chuẩn cũng như dự án mở rộng.

Steve 2017 – Quản lý quy trình giấy tờ thủ công

Năm 2017, quy trình hiệu chuẩn hoàn toàn dựa trên giấy tờ và thao tác thủ công. “Không thể nào kém hiệu quả hơn,” Steve nhận xét. “Mọi thứ từ lựa chọn chuẩn, phê duyệt, tính toán đều được làm bằng tay. Toàn bộ dữ liệu lịch sử bị ‘khóa an toàn trong tủ hồ sơ’ và chẳng mang lại lợi ích gì.” Mỗi mũi tên trong quy trình giấy tờ là thời gian và tiền bạc, và mỗi người là một “cái bẫy sai sót” (error trap).

Ưu tiên hàng đầu: Chất lượng, Nhất quán, Hiệu quả, Chi phí

Với nhà sản xuất dược phẩm, chất lượng (Quality) là ưu tiên số một. Họ muốn tận dụng hệ thống CMS để có thể thực hiện đánh giá 100% ngay khi công việc hoàn thành, thay vì nhiều ngày hoặc nhiều tuần sau đó. Tính nhất quán (Consistency) cũng là vấn đề lớn – với hệ thống giấy tờ, sai sót tính toán rất dễ xảy ra. Về hiệu quả (Efficiency), tự động hóa giúp loại bỏ các công đoạn khỏi tay kỹ thuật viên, cho phép họ tập trung vào vai trò chính của mình.

Steve 2019 – Triển khai tự động hóa

Sau khi quyết định triển khai Beamex CMX làm CMS, Lonza chuyển từ quy trình giấy tờ sang quy trình tích hợp hoàn toàn với SAP CMMS. Lợi ích đầu tiên là quy trình đánh giá tự động mới. Vì CMX có 7 bước kiểm tra tích hợp sẵn, chỉ những mục có cờ đỏ mới cần được xem xét. Năm 2019, Lonza cũng chuyển sang sử dụng Beamex MC6 làm calibrator chính, thay thế 5 loại chuẩn trở lên.

Steve 2021 – Cải tiến liên tục

Với quy trình tích hợp đã được triển khai đầy đủ, Steve tập trung vào các cách để tiếp tục cải thiện cuộc sống của kỹ thuật viên. Họ đã thêm hướng dẫn trước công việc (pre-work instructions) cho mỗi work order, checklist và chức năng kiểm tra. Từ góc nhìn của kỹ thuật viên, quy trình trở nên đơn giản: checkout thiết bị hiệu chuẩn, thực hiện hiệu chuẩn theo các bước đã định nghĩa, sau đó check-in và đóng work order.

Như Steve kết luận: “Khi bạn thực hiện một thay đổi lớn và đưa mọi người ra khỏi vùng an toàn của họ, điều đó có thể đảo lộn cuộc sống. Ban quản lý cần hỗ trợ kỹ thuật viên và đội ngũ của họ vượt qua những thay đổi này. Nếu làm thành công, công việc của kỹ thuật viên sẽ dễ dàng hơn về lâu dài và người giám sát sẽ có khả năng quản lý theo ngoại lệ (manage by exception), tập trung vào cải tiến liên tục.”